一般事務の仕事をする際に役立つ資格を紹介

一般事務は人気職で、派遣でも常に競争率は高いです。選考を有利に進めるためには、事務仕事に役立つ資格を取ることも大切です。そこで今回は、一般事務の仕事に就く際や、実際に仕事をする際に役立つ資格を紹介します。資格以外の身に着けるべきスキルもあわせて紹介するので、一般事務の求人応募を受ける人は参考にしてください。

一般事務の仕事内容

一般事務の仕事内容は企業によって異なりますが、一般的には書類関連の作業が多く含まれます。主な業務には資料の作成、書類チェック、ファイリング、データの集計などがあり、請求書や契約書、納品書の作成も担当します。

さらに、電話応対や窓口対応、メールの管理、資料の整理なども含まれることもあるでしょう。そして、時には秘書業務や経理、庶務といった専門的な業務も担うことがあります。これにより、幅広い知識とスキルが求められるとともに、コミュニケーション能力やビジネスマナーも重要です。一般事務では、幅広い業務に対応する能力が重視されます。

一般事務で役立つ資格

一般事務として働く際に役立つ資格として、次の6つがあげられます。

MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）

MOSは、Word、Excel、Outlook、PowerPoint、Accessなどのマイクロソフトオフィスソフトのスキルを証明する資格です。これらの資格取得試験では実技問題もあり、業務で使用する場面を想定した出題形式のため、資格取得に向けた勉強はスキルアップにも繋がります。

資格にはスペシャリスト、エキスパート、マスターの3つのレベルがあります。とくにWord、Excel、PowerPointは使用頻度が高く、これらをセットで取得すると企業からの評価が高まるでしょう。取得が比較的容易で、業務で利用している場合は20時間以下の勉強で取得可能です。

日商簿記

日商簿記は、簿記の中でも認知度が高く、実務に直結した資格です。3級は基本的な簿記知識を問われるもので、多くの企業で評価されます。2級は商業簿記や工業簿記の知識を必要とし、より高度な内容です。

3級の合格率は40～50％、2級の合格率は15～30％と難易度は高めといえます。2級の取得には約200時間の勉強が目安となります。簿記関連のアプリや教材も多く、効率的に学習することが可能です。

秘書検定

秘書検定は、社会人として必要な一般常識やマナーを身につける資格です。秘書を目指す人だけでなく、対人業務全般に応用できます。資格は1級から4級まであり、とくに2級以上の取得が推奨されます。

合格率は2級が約50％、準1級が約40％です。勉強期間は3ヶ月から半年が目安です。記述式試験や面接試験も含まれるため、日常的に言葉遣いや立ち振る舞いに注意し、練習を重ねることが重要です。

ITパスポート

ITパスポートは、IT分野の幅広い知識を証明する国家資格です。経営戦略、マーケティング、AI、ビッグデータ、セキュリティ、ネットワークなどを扱います。合格率は40～50％で、難易度は比較的低めです。

日頃からパソコンを使用している人であれば、100時間ほどの勉強で取得可能です。勉強の際は、ITパスポート試験用のテキストやアプリを活用するのが効率的でしょう。

文書情報管理士

文書情報管理士は、ビジネス過程で作成される文書の管理能力を証明する資格です。上級、1級、2級の階級があり、デジタル時代の事務職にはとくに重要です。試験は年2回開催され、上級の合格率は約40％、2級は約70％です。

TOEIC

TOEICは、英語のリーディングとリスニング能力を測るテストで、スコアによって日常生活やオフィスでの英語コミュニケーション能力を証明します。スコアの目安としては、一般学生から就職して英語を使う場合は700点、外資系企業やグローバル人材を目指す場合は800点以上が推奨されます。

実務経験が重視されるため、実際の使用頻度や難易度に応じてスコアを目指すと良いでしょう。

資格以外の身に着けておきたいスキル

ここからは、一般事務として働くために身に付けておくと有利なスキルについてご紹介します。

PCスキル

一般事務の仕事では、パソコンを使いこなせることが必須です。資格や検定を取得することも大切ですが、基礎的なPCスキルも必要です。とくに、キーボードを見ずにタイピングできるブラインドタッチは、業務の効率を大幅に向上させます。

また、メールの送受信や、Excel、Wordの基本操作も重要です。これらのスキルは業務をスムーズに進めるために必須であり、実務において役立ちます。

ビジネスマナー

一般事務の仕事内容には、窓口対応や電話対応が含まれることが多いです。そのため、ビジネスマナーを身に付けることは非常に重要です。

敬語の使い方や、電話の取り次ぎ、接客時の態度などは、どの企業でも求められる基本的なスキルです。ビジネスマナーは社会生活においても一般常識として必要とされるため、早めに習得しておくと良いでしょう。

文書作成能力

一般事務では、様々な文書を作成することがあります。会社の取引先やお客様とのやり取りで文書を作成する際には、相手に失礼のないようにマナーを守ることが求められます。資格がなくても、正確で適切な文書作成能力は非常に重要です。普段から文書作成のスキルを磨くことで、業務の質を高めることができます。

まとめ

一般事務は人気職で競争が激しいため、資格やスキルを身につけることが重要です。役立つ資格として、MOSや日商簿記、秘書検定、ITパスポート、文書情報管理士、TOEICがあります。これらの資格は、業務の幅を広げ、履歴書の強みになります。

また、基礎的なPCスキルやビジネスマナー、文書作成能力も欠かせません。これらのスキルを磨くことで、業務効率を上げ、職場での信頼を得ることができます。資格と実務スキルを兼ね備えることで、一般事務の職場での成功をさらに確実にするでしょう。