事務職の種類はどのようなものがある？どんなスキルが必要？

事務派遣の求人を眺めていると、一般事務や営業事務、経理事務などさまざまな種類の事務求人が目に入ります。仕事を探し始めてから日が浅いと、これらの求人は具体的に何が違うのかと疑問に感じることもあるでしょう。そこで本記事では、事務職の種類や事務職全般で必要なスキルについて解説します。

事務職全般に共通する仕事内容

まずは、事務職全般に共通する仕事内容についてみていきます。

他の社員のサポート

事務職の基本的な仕事内容は他の社員のサポートに集約されます。

たとえば、書類の作成・処理では、営業に関する見積書や請求書、法務関連の契約書、経理関連の伝票・書類、人事・総務関連の給与明細などが含まれます。また、作成した書類はファイリングや整理が必要です。

紙の書類は分類してバインダーに保管し、パソコンで作成されたファイルはフォルダ分けして保存します。上記の作業により、誰でも簡単に必要な情報にアクセスできるようにします。

データ入力

さらに、データ入力も事務職の主な仕事です。

売上や商品の在庫、顧客情報など多岐にわたるデータを扱います。社員の勤怠管理や個人情報の入力も含まれる場合があります。電話応対や来客応対も重要な役割です。外出や会議で席を外している担当者に代わって用件を取り次いだり、会議室へ案内したりします。

代表電話が事務職に接続されている職場では、問い合わせの振り分けも行います。加えて、郵便物の発送・仕分けも事務職の仕事です。契約書や請求書など重要な書類のスムーズなやり取りも事務職のおかげです。

企業や部署によっては、備品の発注・管理や会議・イベントの運営などを担当する可能性もあります。

事務職の種類

次に、事務職の種類とその仕事内容についてみていきます。

一般事務

一般事務は、書類のファイリングや管理、パソコンを使った営業関連の書類作成、データ入力を行います。

電話や来客対応、郵便物の発送・仕分けなども含まれ、事務職の基本的な業務が含まれています。一般事務は、特定の専門分野に特化せず、幅広い業務を担当する場合に用いられます。

営業事務

営業事務は営業職をサポートする役割を担います。

主に見積書や発注書、請求書の作成や発送、商品やサービスの在庫管理を行います。営業職の活動を支えるため、書類作成だけでなく、電話応対や来客対応も重要な仕事です。

経理事務

経理事務は、日々の現金の出納や伝票の仕分け、帳簿の作成、経費精算などを担当します。

会社のお金のやり取りを正確に処理するため、会計や法律に関する専門知識が求められる場合もあります。

人事事務

人事事務は、社員の採用や退職、異動手続き、給与計算、社会保険手続きなどを行います。

また、社員がケガをした際の労災保険の手続きや、冠婚葬祭の対応も担当します。

総務事務

総務事務は、会社運営に必要な備品や設備の管理、オフィスの防犯・防災対策、社内外のイベント運営などを行います。

規模が小さい会社では、他の事務職と役割が統合されるケースもあります。

法務事務

法務事務は、契約書のチェックや管理を中心に、法律に関する社員からの問い合わせ対応や顧問弁護士への取り次ぎを行います。

知的財産権や特許の管理も含まれます。

貿易事務

貿易事務は、輸出・輸入に関する手続きを担当します。

通関書類の作成、輸送手段や倉庫の手配などを行います。専門的な法的知識や英語スキルが求められる職種です。

事務職に就くために必要なスキル

最後に、どの種類の事務職でも共通して求められるスキルを紹介します。

コミュニケーションスキル

事務職に求められる最も重要なスキルのひとつがコミュニケーションスキルです。

事務職は社内外とのやり取りが多いため、他人の意図を正確に把握し、自分の考えや要件を明確に伝える能力が求められます。とくに営業事務では、電話や来客時の応対、書類のやり取りなどで顧客とのコミュニケーションが頻繁に発生します。

ビジネスマナーを守り、相手の意図を理解する能力はもちろん、適切な言葉遣いや礼儀も欠かせません。

気づかいと思いやり

さらに、他の社員から仕事を依頼される立場になるため、気づかいや思いやりも重要です。

仕事が増えても嫌な顔をせず、協力的な姿勢を見せることで、職場の雰囲気が良くなり、業務がスムーズに進行します。コミュニケーションスキルは、事務職としての成功に直結する要素です。

パソコン・Officeソフトのスキル

事務職では、ほとんどの業務がパソコンを使って行われます。

そのため、基本的なパソコン操作やエクセル、ワードなどのOfficeソフトの使い方を理解している必要があります。とくに、書類作成やデータ入力を迅速かつ正確に行うには、キーボードのブラインドタッチができると大変便利です。

また、会社によっては、各業務に専用のソフトウェアを使用することがあります。新しいソフトを使いこなす柔軟性や、初めてのツールに対する抵抗感を持たない程度のパソコンリテラシーも求められます。

パソコンの操作やソフトに対する知識を持つことで、入社後に必要なソフトの操作方法を短期間で習得し、業務にスムーズに適応できます。

作業の正確さ・スピード

事務職では、書類の作成・処理、書類のファイリング・整理、データ入力などが主な業務となります。

上記の業務では、正確なデータや書類の保存・伝達が目的です。もし書類やデータに誤りがあれば、後の業務に支障をきたすため、作業の正確さは絶対に欠かせません。さらに、締切が設定されている書類が多く、スピーディに処理する能力も求められます。

自分でスケジュールを立てて効率よく業務を進める能力も、事務職において重要なスキルです。正確さとスピード、両方の兼ね備えにより、業務の品質を保ちながら効率よく業務ができます。

まとめ

事務職は、企業内で多様なサポート業務を担い、書類の作成や処理、データ入力、電話や来客の対応などが主な仕事です。一般事務、営業事務、経理事務、総務事務など、職種によって専門分野は異なりますが、どの職種でも共通して求められるスキルがあります。コミュニケーション能力、パソコン操作やOfficeソフトの使いこなし、そして作業の正確さとスピードが重要です。さまざまなスキルを備えた事務職は、業務の効率化を図り、企業活動を支える重要な役割を果たしています。